Die Daten können beispielsweise aus Abrechnungsdateien, Bestandslisten oder versicherungsmathematischen Gutachten und weiteren Dokumenten entnommen und in die Meldedatei kopiert werden (siehe hierzu auch: Tipps und Tricks für Excel).
Die Unterlagen befinden sich i.d.R. in der Personalabteilung oder Buchhaltung des Unternehmens bzw. in den Personalakten.
Dem PSVaG liegen vor Eintritt eines Sicherungsfalles keine Unterlagen vor.