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Zum Prozess

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1. Ich möchte die Versorgungsberechtigten melden. Welche Datei verwende ich dazu?
2. Wer ist Rentner und wer ist Anwärter?

Als Rentner gelten die Versorgungsberechtigten, bei denen der Versorgungsfall spätestens zum Eintritt des Sicherungsfalls (z.B. Eröffnung des Insolvenzverfahrens) eingetreten ist.

Als Anwärter gelten die Versorgungsberechtigten, die eine unverfallbare Anwartschaft nach dem Betriebsrentengesetz (BetrAVG) erworben haben und bei denen noch kein Versorgungsfall eingetreten ist. Auch bereits ausgeschiedene Personen gehören dazu.

Nähere Informationen hierzu finden Sie auf unserem Merkblatt. Zu melden sind nur dem sachlichen und persönlichen Geltungsbereich des Betriebsrentengesetzes unterfallende Versorgungsangelegenheiten. Hierzu finden Sie ausführliche Erläuterungen in den Merkblättern.

3. Woher bekomme ich die benötigten Daten und Unterlagen?

Die Daten können beispielsweise aus Abrechnungsdateien, Bestandslisten oder versicherungsmathematischen Gutachten und weiteren Dokumenten entnommen und in die Meldedatei kopiert werden (siehe hierzu auch: Tipps und Tricks für Excel).

Die Unterlagen befinden sich i.d.R. in der Personalabteilung oder Buchhaltung des Unternehmens bzw. in den Personalakten.

Dem PSVaG liegen vor Eintritt eines Sicherungsfalles keine Unterlagen vor.

4. Muss eine Meldung der Versorgungsberechtigten an den PSVaG auch erfolgen, wenn das Insolvenzverfahren mangels Masse abgelehnt wurde?

Ja, in diesem Fall hat die Meldung durch den Sachwalter oder die Vertretung des Unternehmens zu erfolgen.

5. Was mache ich mit noch nicht bearbeiteten Rentenanträgen?

Melden Sie diese Versorgungsberechtigten bitte zeitnah in der Anwärter-Meldedatei und überlassen Sie uns dazu die vorliegenden Unterlagen.

6. Warum kann ich die Datei/en nicht absenden?

Ein Absenden ist dann nicht möglich, wenn mindestens ein Fehler vorliegt. Ein Fehler kann darin bestehen, dass

a) ein oder mehrere Pflichtfelder nicht gefüllt sind,

b) die Bestätigung/Vollmacht nicht beigefügt wurde,

c) Sie die Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen nicht akzeptiert haben und/oder

d) eine Meldedatei fehlerhaft ist.

Sollten bei der Uploadprüfung Fehler in der Meldedatei aufgefallen sein, können Sie ein Fehlerprotokoll herunterladen. Hier werden Ihnen die fehlerhaften Zellen, der jeweilige Fehler und Lösungshinweise angezeigt. Bitte korrigieren Sie vor erneutem Upload die Datei, sodass diese fehlerfrei ist.

7. Wieso benötige ich eine Bestätigung oder Vollmacht?

Da Sie uns sensible personenbezogene Daten übermitteln, muss gewährleistet sein, dass die Daten nicht von Unbefugten übermittelt werden. Daher ist, um auch den hohen Datenschutzstandards gerecht zu werden, eine Bestätigung des Meldenden (Insolvenzverwalters) notwendig.

Sofern die Übermittlung durch Mitarbeitende des insolventen Unternehmens oder andere Dritte wie externe Dienstleister erfolgt, ist außerdem eine Bevollmächtigung dieser durch den Insolvenzverwalter erforderlich.

Die Vollmacht bzw. Bestätigung ist bei jedem Upload erforderlich!

8. Warum wird die Meldedatei nach dem Hochladen in roter Schriftfarbe angezeigt?

Sollten bei der Uploadprüfung Fehler in der Meldedatei aufgefallen sein, können Sie ein Fehlerprotokoll herunterladen. Hier werden Ihnen die fehlerhaften Zellen, der Fehler und Lösungshinweise angezeigt. Bitte korrigieren Sie vor erneutem Upload die Datei, sodass diese fehlerfrei ist.

9. Die Meldedatei wird als fehlerhaft angezeigt. Was soll ich tun?

Bitte korrigieren Sie die Datei. Ein Fehlerprotokoll steht Ihnen unter „Download“ zur Verfügung. Im Fehlerprotokoll sind die jeweiligen Fehler sowie die betroffenen Zellen und Lösungshinweise dargestellt. In der Meldedatei werden betroffene Felder farblich markiert. (Hinweis: Die farbliche Markierung kann aus technischen Gründen bei Beständen mit mehr als 1.000 Versorgungsberechtigten nicht erfolgen.) Bitte speichern Sie sich die Meldedatei und führen Sie die Korrekturen durch. Anschließend kann ein erneuter Upload durchgeführt werden.

Hier finden Sie eine Liste mit möglichen Fehlern und Erläuterungen.

10. Wer muss sich auf der Melde-Plattform als Ansprechpartner eintragen?

Als Ansprechpartner ist derjenige einzutragen, der die Daten übermittelt und dazu gemäß „Bestätigung/ Vollmacht“ berechtigt ist. Die Felder sind immer zu füllen.

11. Bleiben meine Daten nach einem Logout erhalten?

Nein. Alle Daten werden bei einem Logout gelöscht und müssen bei Bedarf erneut hochgeladen werden.

12. Erhalte ich nach dem Absenden der Dateien eine Bestätigung?

Ja. Nach dem erfolgreichen Upload erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Direkt nach dem Absenden haben Sie außerdem die Möglichkeit, sich ein Transfer-Protokoll runterzuladen.

13. Kann ich nach dem Absenden noch weitere Unterlagen nachreichen?

Ja. Mit den Ihnen überlassenen Zugangsdaten können Sie uns jederzeit weitere Unterlagen zur Verfügung stellen. Bitte nutzen Sie diesen Kommunikationsweg als primäre Möglichkeit, Unterlagen an den PSVaG zu versenden. Bitte beachten Sie, dass die Bestätigung/Vollmacht immer beizufügen ist.

Zu einzelnen Feldern der Meldedateien

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1. Was ist bei Rentnern mit zusätzliche Leistung gemeint?

Bitte geben Sie hier an, wenn neben einer monatlichen Rente jährliche Zahlungen wie ein Weihnachtsgeld zugesagt sind und regelmäßig erbracht werden.

2. Was ist eine Kohortenbesteuerung?

Bei der Kohortenbesteuerung wird nur ein Teil der Rente besteuert. Damit der steuerpflichtige Teil der Rente berechnet werden kann, wird das Kalenderjahr des Versorgungsbezugs (Kohortenjahr) und die Jahresbruttorente (Bemessungsgrundlage) des ersten Jahres, in dem die Betriebsrente vollständig gezahlt wurde, benötigt.

Dies betrifft Renten mit einem Beginn nach 2005. Das Kohortenjahr darf daher nicht vor dem 01.01.2005 liegen. Die Angaben können der Lohnsteuerbescheinigung des Rentners entnommen werden.

3. Was ist mit Elternnachweis gemeint?

Bitte geben Sie Ja an, wenn Ihnen aufgrund vorliegender Unterlagen bekannt ist, dass ein Versorgungsberechtigter Kinder hat, beispielsweise von Geburtsurkunden. Dies wirkt sich auf den Beitragssatz in der gesetzlichen Pflegeversicherung aus.

4. Was ist mit Endalter gemeint?

Das Endalter, teilweise auch als Pensionsalter oder Altersgrenze bezeichnet, ist in der für eine Versorgung maßgeblichen Versorgungsregelung oder Versorgungszusage definiert. Das Endalter kann sich nicht nur auf den Zeitpunkt der Inanspruchnahme der Altersrente auswirken, sondern hat regelmäßig beispielsweise als Ende der anrechnungsfähigen Dienstzeit oder über den Zeitwertfaktor nach § 2 Abs. 1 BetrAVG („mögliche Betriebszugehörigkeit bis zum Endalter“) Auswirkungen auf die Höhe einer Versorgungsleistung.

Durch Nachträge zu einer Versorgungsordnung oder durch Auslegung einer nicht eindeutigen Formulierung durch den ehemaligen Arbeitgeber kann eine Anpassung einer ehemals festen Altersgrenze auf die variable Altersgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung erfolgt sein.

5. Was gebe ich bei ruhegeldfähiges Gehalt an?

Diese Angabe ist nur notwendig, wenn sich die Leistungshöhe gemäß einer Versorgungszusage gehaltsabhängig berechnet. In diesem Fall geben Sie bitte das zur Berechnung heranzuziehende Gehalt ermittelt nach den Vorgaben der Versorgungsregelung an. (Zeitpunkt, monatlich oder jährlich, (Nicht-)Berücksichtigung bestimmter Gehaltsbestandteile usw.).

6. Was gebe ich als Austrittsdatum an?

Hier ist das Datum einzugeben, zu dem das Arbeitsverhältnis von Mitarbeitern rechtlich beendet gewesen ist, sofern diese vor Eintritt des Sicherungsfalls aus dem Unternehmen ausgeschieden sind. (Beispiel: Bei einer Kündigung am 21.03.2023 zum 30.06.2023 ist der 30.06.2023 maßgeblich). Bei Mitarbeitern, die bis zum Stichtag des Eintritts des Sicherungsfalls oder über diesen hinaus tätig gewesen sind, ist keine Angabe notwendig.

7. Wann gebe ich ein abweichendes Eintrittsdatum an?

Ein abweichendes Eintrittsdatum ist nur anzugeben, wenn für die Berechnung der Anspruchshöhe nicht das tatsächlich letzte Eintrittsdatum maßgeblich ist.

Das kann zum Beispiel bei einer Anrechnung früherer Dienstzeiten oder einer anderen Regelung in der Versorgungszusage diesbezüglich der Fall sein. Weitere Erläuterungen finden Sie im Merkblatt 300/M5.

8. In der Meldedatei werden Personenkennzeichen genannt. Was sind Personenkennzeichen und wie verwende ich diese?

Die Personenkennzeichen dienen insbesondere bei größeren Personen-Beständen zur einfacheren Weitergabe zusätzlicher Informationen bzw. der Abgrenzung bestimmter Personenkreise.

Bitte sprechen Sie die Personenkennzeichen mit dem PSVaG ab, da diese primär als internes Kriterium genutzt werden.

9. Kann ich noch weitere Erläuterungen in Einzelfällen mitgeben?

In Einzelfällen können Sie uns weitere Erläuterungen im Feld Bemerkungen überlassen. Bei komplexeren Sachverhalten bitten wir um eine individuelle Erläuterung beispielsweise in einem Anschreiben/ per E-Mail.

10. Was ist ein Versorgungsausgleich und welche Angaben werden benötigt?

Wenn eine Ehe nach dem 01.09.2009 geschieden wurde und/oder das Versorgungsausgleichsgesetz Anwendung findet, werden Angaben zum durchgeführten Versorgungsausgleich benötigt.

Im Rahmen eines Versorgungsausgleichs kann der geschiedene Ehepartner des (ehemaligen) Arbeitnehmers Ansprüche erworben haben. Es wird damit zum Ausgleichsberechtigten (B). Der (ehemalige) Arbeitnehmer wird zum Ausgleichsverpflichteten (V). Der ursprüngliche Versorgungsanspruch wird im Versorgungsausgleich geteilt.

Bitte legen Sie uns in diesen Fällen die entsprechenden Unterlagen vor (z.B. Beschluss des Familiengerichts, Teilungsvorschlag, neue Mitteilung über die Anspruchshöhe u.ä.).

Tipps und Tricks für Excel

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1. Wie übertrage ich Daten in die Meldedatei? Welches Format verwende ich?

Wenn Sie aus vorhandenen Dateien Daten in die Meldedatei übertragen möchten, beachten Sie bitte, dass diese nur als „Werte“ eingefügt werden, damit bestehende Formate in den Meldedateien erhalten bleiben.

Durch die gesperrte und vorbelegte Formel zum NKZ (Nationalkennzeichen gem. Eintragung unter Land) ist ein Einfügen der Werte nicht über die gesamte Tabelle möglich. Gehen Sie daher bitte abschnittsweise vor.

Anhand der nachfolgenden Screenshots sehen Sie das Vorgehen:

Kopieren Sie die Daten in Ihre Zwischenablage und fügen Sie diese in die vom PSVaG zur Verfügung gestellte Tabelle ein. Ihr Daten können Sie mit Strg+Shift+"Pfeiltaste nach unten" oder Strg+Shift+"Pfeiltaste nach rechts" markieren. Wenn Sie Leerzellen in dem Bereich haben, klicken Sie so lange auf die Pfeiltaste bis Sie zum Ende Ihrer Daten gelangen. Die Kombination Strg+C kopiert dann die Daten.

Fügen Sie die Daten über Strg+V ein, erscheint am Ende Ihrer eingefügten Daten folgendes Symbol:

Hierüber gelangen Sie zu den Einfügeoptionen:

Bitte wählen Sie hier: Werte einfügen

Alternativ können Sie die Daten auch per Rechtsklick einfügen:

oder per Menüband

Wählen Sie hier dann bitte „nur Werte“ einfügen

Wenn Ihre Daten aus einem anderen System stammen, wird Ihnen ggf. nur folgender Dialog angezeigt:

Bitte wählen Sie hier

und im folgendem Dialog:

"Werte" und bestätigen dieses mit OK

2. Mir liegt die Fehlerlist vor, wie finde ich die Fehler in meiner Tabelle?

Im Fehlerprotokoll sind die Zellen mit dem jeweiligen Fehler aufgeführt. Sie können diese direkt über das „Namenfeld“ ansteuern. Diese befindet sich oben links neben dem Formelbereich.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit ENTER.

Weitere Informationen finden Sie auch in unseren Merkblättern.

An wen kann ich mich bei weiteren Fragen wenden? 

Telefon: 02203 2028-555
E-Maildatenmeldung@psvag.de